Apa itu ERP? Saas Software untuk Bisnis

ERP adalah perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) digunakan untuk mengelola bisnis perusahaan sehari-hari. Ini membantu mengelola hal-hal seperti akuntansi, sumber daya manusia (SDM), pengadaan, hubungan pelanggan (CRM), rantai pasokan, manufaktur, teknik, pemeliharaan, proyek, layanan, dan banyak lagi.

Solusi ERP mengintegrasikan fungsi-fungsi di atas ke dalam satu perangkat lunak utama, memastikan bisnis beroperasi seefisien mungkin dan menyediakan satu sumber kebenaran bagi organisasi untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Singkatnya, perangkat lunak ERP adalah serangkaian aplikasi yang mencakup aliran nilai suatu organisasi dalam satu lingkungan.

Apa itu ERP? Saas Software untuk Bisnis

Apa itu software ERP?

Pelopor sistem ERP, yaitu perencanaan kebutuhan material (MRP), berasal dari Toyota Production System, yang mengutamakan komunikasi sinyal permintaan secara real-time untuk meminimalkan apa yang disebut waktu takt—atau waktu yang diperlukan agar produksi dapat memenuhi permintaan.

MRP, sesuai dengan namanya, terutama berfokus pada inventaris, memastikan inventaris tersedia untuk dikonsumsi sesuai kebutuhan sekaligus meminimalkan jumlah modal yang terikat dalam inventaris pada waktu tertentu. Perangkat lunak ERP muncul dari MRP, memperluas pendekatan terpusat untuk memproses manajemen aliran ke bagian-bagian baru dalam bisnis seperti keuangan, SDM, dan pengadaan.

ERP yang dirancang untuk manufaktur modern akan tetap menyertakan modul MRP, yang seharusnya memfasilitasi jadwal produksi serta proses dan material yang mendukungnya. ERP yang digunakan di industri lain mungkin mencakup fungsionalitas tambahan:

• ERP untuk konstruksi atau manufaktur sesuai pesanan atau manufaktur mesin industri mungkin memiliki kemampuan manajemen proyek yang kuat
• ERP untuk bisnis jasa juga dapat mencakup manajemen layanan lapangan dan optimalisasi jadwal
• ERP untuk bisnis yang padat aset – misalnya, bisnis yang menangani peralatan besar atau kompleks seperti rig pengeboran lepas pantai atau pembangkit listrik tenaga air – akan memerlukan kemampuan pemeliharaan dan, jika cukup kuat, dapat dianggap sebagai perangkat lunak manajemen aset perusahaan (EAM) yang sebenarnya.
• ERP untuk kedirgantaraan dan pertahanan harus mampu memfasilitasi persyaratan pemerintah seperti pelaporan proyek manajemen nilai yang diperoleh (EVM), perbaikan dan perombakan pemeliharaan (MRO) dan pemeliharaan badan pesawat.

Apa manfaat software ERP?

Manfaat sistem ERP akan bergantung pada banyak faktor, termasuk industri dan model bisnis. Awalnya, sistem MRP dirancang untuk mempercepat produksi sekaligus mengurangi persediaan. Di antara perusahaan manufaktur, membatasi uang tunai yang terikat dalam inventaris sekaligus mempercepat waktu pengiriman dan meningkatkan tingkat pemenuhan pesanan sering kali merupakan manfaat ERP.

Inventaris hanyalah salah satu sumber daya yang disentuh produk ERP. Karena sinyal permintaan akan sumber daya manusia juga berpindah dari perkiraan penjualan hingga ke bisnis yang dipesan, tim SDM dapat mempekerjakan dan memastikan tersedia cukup banyak orang dan cukup terlatih atau tersertifikasi untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan.

Kepatuhan terhadap peraturan, jauh melampaui pemisahan tugas yang disyaratkan oleh SarbOx, merupakan manfaat besar lainnya. Sistem ERP memberikan ketertelusuran yang dapat membantu pengawas karena data mengenai kinerja peralatan, proses bisnis, sertifikasi pekerja yang melakukan tugas yang diatur, dan banyak lagi bersifat terpusat.

Visibilitas ke dalam bisnis berguna tidak hanya bagi para eksekutif yang mengelola perusahaan, namun juga bagi klien. Pelanggan ingin mengetahui proses yang terkait dengan pesanan atau proyek mereka atau bahkan setelah pembelian suatu barang tertentu, asal barang tersebut, dari mana barang tersebut berasal, siapa yang menyentuhnya, kapan dan di mana barang tersebut dibuat untuk alasan bisnis seperti masa berlakunya atau negara asal persyaratan atau untuk mendukung preferensi pembelian konsumen.

ERP membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Proses bisnis yang dioptimalkan, pengurangan pekerjaan administratif, penghapusan duplikasi, dan otomatisasi yang semakin meningkat dapat memungkinkan perusahaan menggunakan sistem ERP untuk meningkatkan produktivitas sebanyak 18 persen menurut IDC.

Perangkat lunak ERP mendukung otomatisasi bisnis. Dengan menjalankan solusi ERP, Anda akan dapat memilih antara berbagai pendekatan otomatisasi, termasuk peralatan yang terhubung dengan IoT, fitur atau algoritme AI yang tertanam, atau pemicu peristiwa yang menyebabkan satu jenis transaksi memicu jenis transaksi lainnya. Salah satu contoh yang terakhir adalah secara otomatis memberi tahu pelanggan yang menunggu ketika suatu suku cadang masuk ke dalam inventaris.

Sebuah whitepaper dari IDC menyarankan penerapan sistem ERP modern dapat meningkatkan produktivitas sebesar 18 persen.

Di mana menerapkan ERP: di cloud atau lokal?

Sebagai aturan umum, sebagian besar bisnis akan mendapatkan keuntungan lebih banyak dengan menjalankan solusi ERP mereka di cloud dibandingkan di lokasi. Faktanya, firma analis industri IDC memperkirakan bahwa belanja komputasi awan akan tumbuh lebih dari enam kali lipat dibandingkan belanja TI pada tahun 2020.

IDC juga memperkirakan bahwa pada akhir tahun 2020, 67 persen penawaran infrastruktur dan perangkat lunak perusahaan akan berbasis cloud. Pertumbuhan ERP berbasis cloud tidak mengherankan jika Anda mempertimbangkan manfaat cloud dibandingkan dengan instalasi lokal tradisional:

• Lebih cepat dan mudah untuk ditingkatkan untuk mengakomodasi pertumbuhan bisnis
• Biaya lebih rendah dan kompleksitas lebih sedikit tanpa perlu menginstal, memperbarui, dan memelihara perangkat keras
• Akses yang lebih mudah terhadap pembaruan dan inovasi produk terkini
• Kemampuan pemulihan bencana yang lebih baik dan lebih cepat ketika data Anda dipantau dan dicadangkan oleh perusahaan hosting profesional

Meskipun keamanan dan kepatuhan hukum pernah dilihat sebagai alasan untuk tidak menggunakan cloud, lingkungan hosting cloud saat ini mampu mendukung persyaratan utama seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) dan sertifikasi ISO27001 untuk manajemen keamanan data. Keamanan juga tidak terlalu menjadi perhatian karena sebagian besar pengambil keputusan TI menyadari bahwa pusat data Microsoft Azure jauh lebih aman dibandingkan ruang server lokal mereka sendiri.

Salah satu pertimbangan terpenting dalam penerapan ERP adalah mencari vendor perangkat lunak yang menawarkan pilihan, keseimbangan, dan kebebasan bergerak.

Anda harus diberikan pilihan apakah akan menjalankan Solusi ERP di cloud atau on-premise. Anda juga harus dapat memilih apakah Anda menginginkan layanan SaaS khusus Opex yang lengkap, atau apakah Anda ingin memiliki lisensi untuk aplikasi tersebut. Vendor ERP yang tepat juga akan menawarkan pilihan dengan tidak membatasi Anda pada penawaran cloud-nya sendiri namun mengizinkan Anda atau mitra pilihan Anda untuk mengoperasikan solusi ERP di cloud atau menghostingnya dengan cara yang lebih tradisional.

Carilah vendor yang menjamin keseimbangan bahwa solusi yang Anda dapatkan di cloud tidak berkurang kemampuannya dibandingkan dengan aplikasi lokal yang sama. Pastikan fungsionalitas dan inovasi baru tersedia dengan kecepatan yang sama di mana pun Anda memilih untuk menerapkan solusi tersebut.

Menuntut kebebasan bergerak adalah hal yang penting karena hal ini akan membuat perusahaan Anda beralih dari sistem lokal ke cloud dan sebaliknya seiring berkembangnya bisnis dan kebutuhan Anda.

Bagaimana cara mengevaluasi dan memilih ERP?

Memilih perangkat lunak ERP memerlukan proses yang ketat dan disiplin untuk terlebih dahulu mengidentifikasi kebutuhan fungsional bisnis tidak hanya saat ini, namun juga di masa depan. Proyek ini memerlukan sponsor eksekutif untuk memastikan pendanaan tersedia secara andal dan bahwa proses perubahan dan peningkatan implementasi ERP akan diadopsi oleh pengguna akhir di seluruh bisnis.

Setelah proyek mendapat dukungan dari manajemen senior, dan daftar persyaratan fungsional telah ditetapkan, komite atau individu di perusahaan biasanya ditugaskan untuk mengidentifikasi daftar pendek vendor dan produk ERP yang dapat memenuhi kebutuhan mereka.

Karena sebagian besar profesional bisnis akan menjadi bagian dari satu hingga tiga proses seleksi ERP sepanjang karier mereka, banyak perusahaan memilih untuk menyewa konsultan pihak ketiga yang obyektif untuk memandu mereka melalui proses tersebut.

Perusahaan konsultan ini harus tidak terafiliasi dengan vendor ERP mana pun dan oleh karena itu dapat fokus membantu klien mereka membuat skrip demo terperinci sehingga vendor perangkat lunak dapat mengilustrasikan bagaimana produk mereka akan memenuhi kebutuhan spesifik. Konsultan juga harus dapat membantu kliennya mengidentifikasi tren yang akan menyebabkan perubahan kebutuhan ini selama siklus hidup produk ERP tersebut, yang bisa memakan waktu 10 tahun atau lebih.

Oleh karena itu, vendor perangkat lunak harus didorong untuk menunjukkan bagaimana perangkat lunak ERP mereka saat ini akan berkembang untuk memenuhi kebutuhan masa depan dan bagaimana peta jalan mereka untuk pengembangan di masa depan akan selaras dengan teknologi-teknologi penting beberapa tahun ke depan.

Bagaimana IFS ERP membantu kesuksesan bisnis

IFS adalah jenis perangkat lunak ERP yang berbeda. Ini tidak rumit dan kaku seperti beberapa rangkaian ERP lainnya. Sebaliknya, ini dirancang untuk membantu Anda memanfaatkan teknologi baru dan lanskap pasar yang terus berubah dengan cepat, sehingga memaksimalkan ketangkasan bisnis Anda.

Tapi jangan hanya percaya begitu saja. Lihat fakta di lapangan:

• Produsen cat global Jotun mewujudkan pertumbuhan dan memaksimalkan efisiensi produksi dengan solusi IFS ERP-nya
• Penyedia layanan penerbangan Revima memilih IFS untuk membantu mendorong ekspansi internasionalnya dan mendukung operasi pemeliharaannya yang kompleks
• Kontraktor Minyak dan Gas Terapkan meningkatkan efisiensi dengan IFS
• Perusahaan teknik terkemuka Babcock menyelesaikan lebih dari 4.600 proyek dengan bantuan IFS
• Penyedia layanan pengendalian hama global Anticimex mengintegrasikan solusi IFS ERP dengan IoT untuk memberikan layanan pelanggan yang luar biasa.